Impacto en la gestión y costos de los proyectos de infraestructura educativa bajo la revisión del SECOP I en el Departamento de Santander
Impact on the management and costs of educational infrastructure projects under the SECOP I review in the Department of Santander
aDavid Ernesto Gómez-Contreras,bEnder José Barrientos-Monsalve,cMauricio Enrique Sotelo-Barrios,dSilvia Yanet Monsalve-Jaimes
a.Magister em Ingenieria Civil, dgomez20@udi.edu.co, Universidad de Investigación, Bucaramanga, Colombia
b. Doctor en Ciencias Gerenciales, ender.barrientos@ustabuca.edu.co, Universidad Santo Tomas, Bucaramanga, Colombia
c. Magister en Diseño Industrial, mauricio.sotelo@unipamplona.edu.co, Universidad de Pamplona, Pamplona, Colombia
d. Magister en Bioclimática, mauricio.sotelo@unipamplona.edu.co, Universidad de Pamplona, Pamplona, Colombia
Recibido Junio 18 de 2021 Aceptado Noviembre 15 de 2021.
Forma de citar: D.E. Gómez-Conterás, E.J. Barrientos-Monsalve, M.E. Sotelo-Barrios, S.Y. Monsalve-Jaimes,
“Impacto en la gestión y costos de los proyectos de infraestructura educativa bajo la revisión del SECOP I en el Departamento de Santander”,
Mundo Fesc, vol. 11, no. 22, pp. 136-146, 2021
Resumen
En este documento se presenta un compendio de la información recopilada por estudiantes de posgrados de universidad privada, sobre el estudio realizado al contrato de obra N° 136 de la entidad estatal Los Santos, Santander, adjudicado mediante proceso de licitación, cuyo objeto es “Mejoramiento del Colegio Integrado Mesa de Jéridas del Municipio de Los Santos, Santander”. Se realizó análisis de la documentación administrativa y financiera del contrato a través de la revisión de los documentos publicados en SECOP I seleccionado de manera aleatoria del proceso LP-004-2020, evidenciando 2 adiciones presupuestales cercanos al 14% del presupuesto inicial, y 3 adiciones en tiempo del 87.5% de lo establecido en el contrato inicial. Se logró determinar que las alteraciones de orden público a nivel nacional impactaron negativamente en la programación y ejecución de las actividades del proyecto debido al desabastecimiento de materiales, así como mejorar en los procesos de formulación de obras civiles en donde se planifique mejor aspecto técnico y legales a la hora de dar inicio a un proceso de ejecución.
Palabras Claves: Interventoría, desviaciones en el costo, Gestión del costo, Gestión del tiempo, Lecciones aprendidas.
Abstract
This document presents a compendium of the information compiled by postgraduate students from a private university, on the study carried out on the construction contract No. 136 of the state entity Los Santos, Santander, awarded through a bidding process, whose objective is "Improvement of the Mesa de Jéridas Integrated School of the Municipality of Los Santos, Santander”. An analysis of the administrative and financial documentation of the contract was carried out through the review of the documents published in SECOP I, randomly selected from the LP-004-2020 process, showing 2 budget additions close to 14% of the initial budget, and 3 additions in time of 87.5% of what is established in the initial contract. It was possible to determine that the alterations of public order at the national level had a negative impact on the programming and execution of the project activities due to the shortage of materials, as well as improving the processes of formulating civil works where better technical and legal aspects are planned. when starting an execution process.
Keywords: Audit, cost deviations, Cost management, Time management, Lessons learned.
Introducción
En el desarrollo de un proyecto de construcción del sector público en Colombia desde la ley 41 de 1874 existe la figura de Interventoría [1] en la ejecución de los proyectos y así disminuir los riesgos de las desviaciones de los costos, tiempo y calidad del producto.
En la medida que se realice un trabajo colaborativo con el ánimo de tener filosofías de prevención de los diferentes eventos que puedan generar un impacto negativo durante la ejecución de los proyectos estos presentaran desviaciones mínimas en su entrega final, sin embargo se evidencia que 7 de cada 10 proyectos [1] tienen desviaciones entre los costos iniciales versus los finales, es por esto la importancia de que aprendamos de la experiencia de cada uno de los proyectos y así cerrar esa brecha que existe hoy a la ejecución de obras civiles.
A partir de la documentación administrativa y financiera de un proyecto institucional educativo en el departamento de Santander a través del Secop 1 [2], se realizó mesas de trabajo con estudiantes de posgrados asociados a la construcción en Bucaramanga que permita plantear lecciones aprendidas.
Marco de contextualización
En el desarrollo de proyectos a medida que avance el tiempo es importante aprender y aplicar las mejoras necesarias a medida que se avanza en la experiencia de desarrollar obras civiles de acuerdo a las dificultades así como las tendencias de la construcción, es por eso importante adquirir conocimiento durante la realización de proyectos durante cada ciclo de vida del producto. [3]
Durante el ciclo de vida de un proyecto es importante contar con el cumplimiento de cada una de las etapas, así como sus requisitos.
Junto a conocer las diferentes áreas de gestión de proyectos que faciliten su desarrollo.
1 Integración
2 Alcance
3 Cronograma
4 Costos
5 Calidad
6 Recursos
7 Comunicaciones
8 Riesgos
9 Adquisiciones
10 Interesados
Junto a la extensión del PMBOK agregando:
11 Seguridad y medio ambiente
12 Financiera
13 Ambiental
14 Reclamos
El proceso de lecciones aprendidas permite aprender de la experiencia en cada uno de los proyectos y así cerrar las brechas de las desviaciones que se presentan al entregar el producto final. Dentro de los procesos de interventoría se realiza sobre el diseño, construcción y mantenimiento de obras civiles [5] entre las que encontramos financiera, ambiental, técnica, administrativa y contable, luego su integración permite entregar productos planteados inicialmente en su formulación.
Dentro del avance de la ejecución de los proyectos se realizan diferentes actas dentro de las que se encuentran el otrosí, mecanismo que se implementan para la toma de decisiones durante su desarrollo y queda dentro de la gestión documental como bitácora. De tal manera que aleatoriamente se selección un proyecto de obra civil de Santander en el Secop I para analizar los documentos administrativos del mismo, identificar las circunstancias que hicieron que se presentaran desviaciones en la gestión del costo y tiempo y así plantear las lecciones aprendidas a partir de talleres con la participación de profesionales asociados a la construcción. [6] [16]
Materiales y métodos
El presente es un estudio no experimental, explicativo y descriptivo. Consiste en la revisión documental por medio del SECOP I de un proyecto de obra civil institucional educativa del departamento de Santander para analizar a partir del otrosí las dificultades y efectos que determino la desviación en los costos y tiempo de tal manera que permita adquirir experiencia y plantear lecciones aprendidas. [7] [15]
Instrumentos
- Documentos públicos legales del proceso LP-004-2020 disponibles en la plataforma de Colombia compra eficiente SECOP 1 (https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso) seleccionado aleatoriamente
- Matriz para la recopilación de información.
- Matriz de lecciones aprendidas generada a partir de los talleres a profesionales de la construcción.
Fases del proyecto
El procedimiento efectuado para el presente estudio se describe en la Ilustración 1 a continuación:
Fundamentación teórica
Identificación de factores que generan desviación en los costos. En la medida que se presenten menos desviaciones en la gestión de los costos lograremos invertir mejor los recursos mejorando así los procesos de planificación y formulación de proyectos dentro de los factores identificados que generan desviaciones se encuentran cambios y errores en el diseñó, falta de experiencia de subcontratistas, falta de planificación, escasez de personal y demoras en las decisiones [9], así como aquellos que generan retrasos en la entrega de proyectos encontrando entre otros la planeación del cronograma, escasez de equipos y herramientas, cambios en los diseños, fluctuaciones de la moneda [10] [13] estos factores generan desviaciones cercanas al 24% [11] debido a factores en la mayoría a realizarse en la etapa de formulación.
De igual manera es importante contar con participación de profesionales a la hora de diagnosticar y plantear mejoras en casos de lecciones aprendidas, existen métodos como el Delphi que permite a partir de expertos estimar, ponderan y proponer a partir de cuestionarios o talleres [12] [14] convergencias hacia lineamientos de mejora en el caso de exponer lecciones aprendidas.
Se realiza una matriz en donde se puede describir los hallazgos encontrados durante el proceso de contratación.
Modificaciones del contrato
Condiciones finales del contrato
Ejecución presupuestal
Relación de devoluciones por rendimientos financieros generados por el anticipo
No se realizaron anticipos para este contrato; por lo tanto, no hay relación de devoluciones.
Balance presupuestal
Desviación en el costos del 14%
Desviación en el tiempo del 87.5%
Matriz de lecciones aprendidas
A continuación, en la Tabla XIV se presenta la relación de lecciones aprendidas identificadas por el trabajo colaborativo de estudiantes de posgrados asociados a la construcción quienes por medio de comités debatieron sobre las lecciones aprendidas de los respectivos hallazgos del presente documento con respecto a la actividad realizada. Se aclara que en algunos documentos se repitieron lecciones aprendidas, las cuales fueron omitidas en la relación.
Discusión y Conclusiones
Conforme a lo estudiado en la presente actividad, fue posible evidenciar los procesos administrativos y financieros que hay que tener en cuenta al realizar una interventoría. Se realizó un análisis administrativo y financiero de los documentos soportes, de los cual se establecieron lecciones aprendidas concluyendo que se debe realizar una buena planeación en el inicio de la obra, identificando los riesgos que se pueden presentar con el fin de establecer acciones que eviten retrasos al momento de la ejecución.
Para este contrato se observó que se presentaron situaciones externas al proyecto ocasionando retraso en la programación de obra del contratista, como lo fueron los paros nacionales, desabastecimiento de materiales por la pandemia, condiciones climáticas, causando un desfase de más de 3 meses en la materialización de la obra.
Se evidenció la ocurrencia de imprevistos que no fueron contemplados por la entidad contratante ni el contratista en los estudios previos del proyecto, los cuales originaron adiciones al presupuesto inicial que no supero el 50%, según lo establecido por la norma.
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